Yhteinen ymmärrys on avain onnistumiseen

Teen heti kärkeen tunnustuksen. Meillä tiedonhallinnan ammattilaisilla menee toisinaan terminologia sujuvasti sekaisin. Data, tieto, informaatio – ovatko ne synonyymejä vai merkitykseltään kuitenkin eri asioita? Haahuilemme yhtä lailla termiviidakossa ja puheissamme vilisee eri käsitteitä eri tilanteissa. Ongelma on siinä, että näille alamme keskeisille termeille ei ole olemassa vain yhtä totuutta tai täydellistä määritelmää. Kulloinkin käytetty termi riippuu myös keskustelukumppanista ja siitä, millä termillä vastapuoli on asiasta tottunut puhumaan. Termien määrittelyistä saa myös aikaiseksi loputonta vääntöä niin halutessaan.

Vastaavia haasteita esiintyy myös asiakasyrityksissä, joissa me konsultit työskentelemme. Osa tuskastelee terminologian kanssa, kun taas toiset eivät tunnista mitään ongelmaa, koska lähimmät kollegat samalla osastolla kyllä tietävät mistä milloinkin puhutaan. Oletko kokeillut kysyä eri liiketoimintayksiköiden kollegoiltasi mitä heille tarkoittaa termi ”asiakas”? Saat luultavasti jokaiselta vastaajalta hieman erilaisen määritelmän.

Miten yhteisymmärrystä lisätään?

Määritelläänpä ensin mitä termi ’yhteisymmärrys’ tarkoittaa. Netti on pullollaan määritelmiä, mutta päätin kysäistä napakkaa määritelmää ChatGPT:ltä. Seuraava määritelmä on mielestäni ihan kelpo, joten mennään sillä tässä yhteydessä.

Yhteisymmärrys on tila tai tilanne, jossa kaksi tai useampi henkilö, ryhmä tai osapuoli jakaa saman käsityksen, näkemyksen tai mielipiteen jostakin asiasta tai aiheesta. Se merkitsee, että eri osapuolet ovat samaa mieltä tai tulevat toimeen keskenään ilman suuria erimielisyyksiä tai konflikteja.

Jotta yhteisymmärryksen tila voidaan saavuttaa, tulisi varata aikaa yhteiselle dialogille. Näkisin, että kaiken keskiössä on keskustelu. Istutaan alas, kysellään, kuunnellaan, perustellaan, haastetaan ja ihmetellään yhdessä mitä se ’asiakas’ itse kullekin tarkoittaa (ja miksi?). Yhteisten keskustelujen pohjalta on hyvä lähteä koostamaan termille määritelmää. Sen muodostaminen vaatii kompromisseja sekä tilan antamista erilaisille näkemyksille, mutta yhteistyöllä se yhteisymmärrys lopulta löytyy.

Mutta mitä järkeä tässä kaikessa on? Jokaisella on varmasti niitä ”oikeitakin töitä” tehtävänä.

Tietomalleilla näkyvyyttä tekemiseen

Tietomallinnus on yksi meidän spartalaisten leipälajeista. Moni saattaa ihmetellä, että mitä ihmeen hyötyä tietomalleista on ja miksi niitä pitäisi tehdä. Perustelen tätä esimerkin kautta.

Yritys X haluaa hommata järjestelmän Y liiketoimintatietojensa käsittelyä ja automatisointia varten. Ensin meidän pitää ymmärtää mitä tietoja uudessa järjestelmässä tullaan käsittelemään ja missä suhteessa ne ovat toisiinsa. Kovin pitkälle ei päästä järjestelmän pystyttämisen kanssa, jos meiltä puuttuu ymmärrys siitä, mitä tietoja ylipäänsä ollaan viemässä järjestelmään. Tietomalleilla tuodaan näkyviksi vaatimukset uudelle järjestelmälle ja nähdään jo varhaisessa vaiheessa, pystyykö ko. järjestelmä täyttämään liiketoimintamme vaatimukset. Kehittämiskaari tuleekin aloittaa aina tietojen kuvaamisesta, niiden välisistä suhteista sekä liikkumisesta yrityksen prosessien läpi. Tässä asiassa ei ole oikotietä onneen, ja jos mallinnusvaiheen hyppää yli, se kostautuu takuuvarmasti myöhemmin huonosti liiketoimintaa palvelevana järjestelmänä, aikasyöppönä ja yleisenä tyytymättömyytenä.

Tietomallit kuvaavat liiketoimintaa ja sen tietoja. Mallinnuksen tasoja on useampia ja järjestelmän pystyttämiseen tarvitaan jo paljon yksityiskohtaisempi malli. Yhteisymmärryksen kasvattamisessa pääsee kuitenkin hyvin liikkeelle käsitemallin avulla. Se on karkea vedos siitä, millaista liiketoimintamme on ja mitä keskeisiä käsitteitä siihen liittyy. Kun käsitemallin kylkeen luodaan lisäksi vielä liiketoiminnan sanasto, niin ollaan pitkällä yhteisymmärryksen saavuttamisessa.

Sanasto – turhaa ajanhaaskausta?

Sanaston luominen on olennainen osa tehokasta tiedonhallintaa ja kommunikaatiota, ja se auttaa varmistamaan, että organisaatio toimii sujuvasti ja tehokkaasti. Perusteluja sanaston luomiseksi on lukuisia, mutta tässä tärkeimpiä:

1. Selkeyden ja yhteisen ymmärryksen edistäminen: Sanasto auttaa määrittelemään tärkeät termit ja käsitteet selkeästi. Se varmistaa, että kaikki osapuolet ymmärtävät ja käyttävät käsitteitä samalla tavalla, vähentäen mahdollisia väärinkäsityksiä ja epäselvyyksiä. Sanaston avulla voidaan varmistaa, että viestintä on selkeää ja yhtenäistä.
2. Dokumentoinnin helpottaminen: Sanaston luominen auttaa dokumentoimaan organisaation keskeiset käsitteet, jolloin tiedon löytäminen, jakaminen ja ylläpito on helpompaa. Sanaston käyttö parantaa organisaation dokumentaation selkeyttä. Kirjalliset materiaalit, kuten raportit, ohjeet ja asiakirjat, ovat helpommin ymmärrettäviä, kun niissä käytetään yhdenmukaista sanastoa.
3. Laadunvalvonta ja laadunvarmistus: Selkeä sanasto auttaa tarkistamaan, että käsitemalliin liittyvät termit ja käsitteet ovat tarkasti ja yhdenmukaisesti määriteltyjä. Kun käsitteet on määritelty tarkasti, on helpompaa havaita virheet ja epätarkkuudet esim. tiedonkäsittelyssä ja raporteissa. Tämä edistää tietojen luotettavuutta ja laatua.
4. Koulutus ja perehdytys: Sanaston avulla uudet työntekijät tai sidosryhmät voivat perehtyä organisaation keskeisiin käsitteisiin nopeammin ja helpommin. Se toimii koulutusmateriaalina ja auttaa uusia jäseniä löytämään nopeasti yhteisen kielen ja ymmärryksen.
5. Käsitteiden laajentaminen ja kehittäminen: Sanasto ei ole staattinen, vaan sitä tulee päivittää ja laajentaa tarpeen mukaan. Kun organisaatio kasvaa tai sen tarpeet muuttuvat, sanastoa päivitetään heijastamaan uusia käsitteitä ja niiden välistä suhdetta. Tämä auttaa organisaatiota pysymään joustavana ja mukautumaan muuttuviin olosuhteisiin.

Olemme Spartalla koonneet oman tiedonhallinnan sanaston, josta voit hakea inspiraatiota omaan sanastotyöhösi. Sanasto on tarkoitettu niin tiedonhallinnan ammattilaisille, liiketoiminnan päättäjille, kuin kaikille muille aiheen parissa työskenteleville. Sanaston tarkoituksena on ennen kaikkea auttaa luomaan yhteinen ymmärrys eri toimijoiden välille. Yhteinen ymmärrys on ensiaskel kehityksen toteuttamiseksi yhtenä rintamana ja avain onnistumiseen.