Mallintaminen liiketoiminnan ja tietojen hallinnan apuna

Mallintaminen tarkoittaa jonkin asian, ilmiön tai muun todellisuuden osan esittämistä muulla tavalla, kuin sillä asialla, ilmiöllä tai todellisuuden osalla itsellään. Törmäämme kaikenlaisiin malleihin päivittäin, kuten esimerkiksi karttoihin, laskukaavoihin, sääennusteisiin tai vaikkapa kirjahyllyssä seisoviin pienoismalleihin muistona aiempien lomamatkojen maamerkeillä vierailuista. Useimmat organisaatioissa työskentelevät ihmiset ovat työelämänsä aikana varmasti törmänneet myös erilaisiin Powerpoint-malleihin, joissa on esitelty uusi uljas organisaatiorakenne hierarkkisina laatikoina ja nuolina viime strategia- ja organisaatiouudistuksen jäljiltä.

Mitä mallinnuksella voidaan saada aikaan?

Liiketoiminnassa erilaisilla malleilla kommunikoidaan uusista asioista, rakenteista ja ajattelu- tai toimintatavoista sekä niiden muutoksista. Mallien käyttötarkoitus on kommunikoida nykyisestä tai uudesta tulevasta todellisuudesta. Malleja tehdään, koska on ylivoimaisesti halvempaa varsinkin uuden todellisuuden osalta keskustella siitä mallin kautta ensin, kuin toteuttaa kaikki asiat uudesta todellisuudesta käytännössä ja vasta sitten keskustella, vastaako uusi todellisuus odotuksia. Esimerkiksi uuden asuinalueen liikennejärjestelyjen suunnittelu liikennevirtoja simuloimalla on ylivoimaisesti edullisempaa, kuin rakentaa asuinalue ja vasta sitten havaita todellisuuden kautta liikenteen ruuhkautuminen. Mallin julkaisu antaa myös muille osapuolille kyvyn osallistua suunnitteluun ja antaa palautetta tulevan todellisuuden kehittämiseksi. Valitettavan usein yritysten investoidessa esimerkiksi uusiin ERP-tietojärjestelmiin, käytäntö voi olla toista: hankitaan uusi ERP-tietojärjestelmä ensin, ja vasta sitten keskustellaan uudesta toimintamallista. Joskus tällainen menettelytapa on saattanut käydä jopa niin kalliiksi, että organisaation olemassaolo on ollut uhattuna.

Vaikka mallintamisen edut ovat kiistattomat, hämmästyttävän usein organisaatioiden liiketoiminnan johtamisessa mallinnus jää organisaatiorakenteiden esittämisen tasolle. Kun pitäisi kommunikoida uudesta toimintatavasta, tai kuinka reagoida uuteen kysyntätilanteeseen markkinoilla, organisaatiorakenteiden laatikkoleikit eivät vastaa näihin haasteisiin. Jos toiminnan johtamisessa ei ole muita mallinnustapoja ja -välineitä kuin organisaatiokaaviot, turha odottaa toiminnan muuttuvan ja siten myös turha odottaa toisenlaisia lopputuloksia. Liiketoiminnan mallinnus on liiketoiminnasta vastaavan johdon vastuulla, ei IT-osaston.

Liiketoiminnan ja tietojen hallinnassa asiat ovat monimutkaisia todellisessa reaalimaailmassa – yksityiskohtiahan yleensä riittää. Malli on aina yleistys todellisuudesta; eihän karttakaan voi olla tarkempi kuin todellinen maasto. Jotta monimutkaisuutta voisi paremmin hallita, todellisuutta on yksinkertaistettava sitä kuvaavissa malleissa. Yksinkertaistusta tarvitaan, jotta voidaan keskittyä toiminnan ja tietojen hallinnassa olennaisiin asioihin ja jotta voimme paremmin käsittää, keskustella ja kohdata toisemme kommunikoidessamme asioista ja niiden tilasta.

Vaikka yksinkertaistetut mallit ovat yleistyksiä todellisuudesta, ne ovat silti konkreettisia. Ne perustuvat joko nykyiseen todellisuuteen, tai aiottuun uuteen todellisuuteen. Yksityiskohtien tarpeeton lisääminen heikentää mallin kykyä edistää kommunikaatiota. Yleinen harhaluulo on, että vasta yksityiskohtien laaja kirjo tuo konkretiaa. Tosiasiassa vasta sitten, kun mallin pohjalta ollaan yksimielisiä yksinkertaistetuista tekemisistä, yksityiskohtia voidaan lisätä, mutta ei yhtään ennen. Toteutusvaiheessa yksityiskohdat tuottavat uuden todellisuuden, oli se sitten uusi toimintajärjestelmä, tietojärjestelmä tai muu tapa toimia. Yksinkertaistetun mallin pohjalta toteutettu uusi todellisuus sisältää toki monia uusia yksityiskohtia, mutta ei toivottavasti enää aiempaa ajan saatossa syntynyttä tarpeetonta monimutkaisuutta.

Tulosjohtamisessa keskitytään nimensä mukaisesti toiminnan aikaansaamaan lopputulokseen. Se voi olla asiakkaan saama tuote ja palvelukokemus, usein myös samaan aikaan toiminnasta vastaavalle toimijalle aikaan saatu taloudellinen tulos. Tulokseen pääsemiseksi tarvitaan malleja, miten tulos saadaan aikaan: miten toimitaan, mitä tietoja tarvitaan. Tulostavoitteeseen tuijottaminen ei kerro, miten toimia: liikevaihtotavoite tai kannattavuusmittari ei kerro, mitä tehdä toisin, jos tulos on epätoivottu. Siksi organisaatioiden kannattaa kytkeä tulostavoitteensa myös toimintamalliin näkyville, ja toiminnassa tarvittavat tiedot ja toimintaa heijastavat tietoon pohjautuvat mittarit tietomalliin. Voimme Spartalla auttaa organisaatiotasi mallinnuksen avulla niin nykyisten kuin myös uusien mallien luomisessa ja niiden perusteella tehtävissä kehittämistoimenpiteissä tuloksiin ja tavoitteisiin pääsemisessä.