18
Helmi

Reflektointi, eli Lessons Learned

Mistä sitä oppii ellei virheistä? Mielellään muiden virheistä. Jos hankkiutuminen alttiiksi virheentekemisen, eli jännän, äärelle ei rajoitteista johtuen ole mahdollista, lue tai kuuntele tarina. Parhaissa tarinoissa on jokin ajatus, joka saattaa tarttua aivokuoreen kuin purkka tukkaan, paitsi että se ajatus ei irtoa pakkasessa.

Meillä on tässä ongelma. Voisimmeko nauttia siitä hetken?

Olen hallinnassa olevalla määrällä tunneihminen ja edellinen rivi aiheuttaa minussa siksi hillityn positiivisen reaktion, aina kun sen muistan tai se tulee jossain yhteydessä vastaan. Olen jäsentänyt sitä seuraavasti:

1. Joku on tunnistanut, että olemassa ongelma ja tuo sen julki. Tämä on osoittaa rohkeutta ja luottamusta siihen, että ongelmia voi nostaa esille.

2. Pysähtyminen asian äärelle riippuu vallitsevasta kulttuurista, eli ihmisistä. Merkittävää on se, mitä pysähtymisen kohdalla tapahtuu.

3. Universumi on päättänyt antaa märkään rättiin käärittynä oppimismahdollisuuden. Rätti on kätevä, koska sillä voi halutessaan vilvoitella poskiaan.

Kun ongelma havaittiin, tulee lyhyt ensimmäinen pysähdys, jossa koetetaan pohtia mitä tehdä akuutisti seuravaksi. Siinä hetkessä huomio menee akuutin ongelman korjaamiseen tai kiertämiseen ja ehkä lisävahinkojen estämiseen.

Kun ollaan toisessa pysähtymisessä, aletaan asiaa käymään läpi jollakin metodilla tai vaikka analyyttisesti. Tärkeää on pohtia ja tunnistaa, mikä ketju loi olosuhteet, sai aikaan ja toi lopulta ongelman esiin. Miten korjataan ongelman lähde, eli juurisyy? Toistamalla kysymystä ”miksi?” päästään lähteelle. Ehkä kyseessä on teknologia- tai prosessiongelma, tai joku muu. Vastaus on lopulta epäolennainen. Tärkeää on tunnistaa, mitä pitää kehittää, jotta ongelmalle ei suoda uutta mahdollisuutta tapahtua tai ainakin pienennetään sen negatiivista vaikutusta.

Haasteita on tarpeetonta korjata, ne kuuluvat eloon. Organisaatiossa on ongelma, jos ei voi puhua ongelmista vaan pitää vääristellä asioita puhumalla haasteista. Suora puhe, luottamus ja arvostus: niitä elementtejä on hyvässä organisaatiossa.

Jos kuitenkin joku edelleen puhuu haasteita, lieneekö hänellä henkilökohtainen ongelma itsensä johtamisessa?

Miksi onnistuimme?

Hyviä oppeja kannattaa ehkä toistaa tai pyrkiä vahvistamaan. Prosessityössä varsinkin. Kuvitelmissani se on luonteeltaan enemmän staattista kuin jatkuvan muutoksen alaista.

Onnistumisesta nauttimiseen pätee samat säännöt kuin epäonnistumiseen: asia on syytä käydä läpi. Eri näkö- ja tulokulmista. Onnistuimmeko vain koska käytimme väärin mahdollisuuden epäonnistua? Vai olisiko ollut jokin muu ”syy”, miksi näin kävi? Luonteeltaan positiivinen? Aiemmin esitetty kysymys, miksi, vienee pitkälle tälläkin riiuulla.

Projektityö on määritelmän mukaan ainutlaatuinen tilanne, jossa osaamaton koettaa haluttomat saada tekemään mahdottomia. Toista samankaltaista mahdollisuutta ei tule, ei vaikka kaikki pysyisi näennäisesti samana. Yksi asia on kuitenkin muuttunut. Tilannetta voisi verrata, että olet saanut ensimmäisen haavan käteen vuollessasi puukolla. Sitä ei saa peruttua. Olet saattanut saada siitä oppia. Joka tapauksessa näin asetelma on pysyvästi muuttunut. Suurella todennäköisyydellä et tule tekemään samalle asiakkaalle, samassa projektissa (versio 2) samoja virheitä kuin projektissa versiossa 1. Jompikumpi, Asiakas tai sinä, tai molemmat olette oppineet jotain edellisestä….

Rahallinen ulottuvuus

Herkästi sitä ajattele, että ei ole aikaa tai on liian kallista pysähtyä oppimaan eli reflektoida. Silloin ei ole tajuttu sen tehtävän arvoa. Hinnalla on vain vähän tekemistä arvon kanssa. Itselleni uusi tuttavuus on Peter F Drucker:n ja poimin häneltä ajatuksen, että kustannukset ovat organisaation sisäsyntyisiä. Arvo tuotetaan ulkopuolella. Lisää hänen ajatuksiaan löytyy pienissä paloissa vaikkapa täältä tai täältä.

Jokainen onnistuminen ja ongelma on ainutlaatuinen mahdollisuus oppia – ennen kaikkea mukana olleelle tiimille, mutta myös johtajalle. Käytä se vasiten. Erilaisia reflektointi- ja Lesson learned-malleja ja kokemuksia löytyy googlaamalla. Suotavaa olisi, että reflektoinnista tulee päivittäinen tapa, sekä henkilökohtaisella tasolla että tiimi- ja organisaatiotasolla. Taustapeiliin kannattaa katsoa riittävän tiheästi. Sopiva taajuus riippuu eri seikoista, ei vähiten asiayhteydestä. Jos asia kiinnostaa, mutta et tiedä miten aloittaisit, hankkiudu jännän äärelle. Sitten kokeile itse.