Ydintieto ja tiedon laatu tilannekuvan edellytyksenä

Tilannekuva – riippuen organisaatiosta ja kontekstista – mielletään enemmän tai vähemmän reaaliaikaiseksi. Vaihteluväli reaaliaikaisuudelle voi olla mitä tahansa – sekunneista verottajan vaatimaan talouden kuukauteen. Kuukaudessa tiedämme miten pärjäsimme ja pystymme muodostamaan taloudellisen tilannekuvan, tulot-menot ja sitä rataa. Mutu-tuntuma tai RAHI-arvio tarkentuu kohti kuukauden loppua tai valmistuu kerralla välittömästi kuukauden lopun jälkeen.

Kun tilannekuvaan nostetaan Asiakkaat ja tutkitaan miten heidän esiin nostamansa tarpeet realisoituvat, edellä mainittu vaihteluväli on riittävä. Tilasivatko Asiakkaat ennustettua määrää ennustettujen tuoteryhmien tuotteita? Mitä näyttävät trendimittarit: onko havaittavissa uusia tuulia, joista emme vielä tiedä tarkemmin, mutta jotka näyttäisivät vaikuttavan Asiakkaan ostoskäyttäymiseen? Onko varastosta saatu toimitettua optimaalisilla ajoilla oikeat tuotteet, oikeille asiakkaille, oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan? Saiko tuotanto valmistettua Asiakkaalle räätälöidyt tuotteet, niin kuin oli sovittu? Ja ne ovat matkalla kohteisiinsa? Saatiinko lasku lähetettyä oikeilla tiedoilla Asiakkaalle, sopimuksen mukaisin hinnoitteluin, huomioiden hyvän Asiakkaan luonnollisesti saamat edut? Kyllä saatiin. Jotain pientä siellä oli, se vaatii hieman perehtymistä. Onko CRM:ssä tapahtunut asiakkaan kohdalla merkittävää liikehdintää? Ei ole, stabiililta näyttää. Miten markkinointikampanjamme, joka lanseerattiin useampaan kanavaan: onko ollut tavoiteltua vaikuttavuutta ja näkyvyyttä? Näkyvyyttä on, ostopäätöksiä vielä pantataan.

Kokonaisuudessaan taas yksi kuukausi toimittiin erinomaisesti. Asiakas kiittää ostamalla lisää. Oma väki tykkää kun on työtä, joka on mielekästä ja jää aikaa olla perheen kanssa ja harrastaa. Ensi kuussa Asiakkaan pitää maksaa aikapäiviä sitten erääntyneet laskunsa, muuten menee seuraavat tilaukset käteiskaupaksi. Luotettu asiakas, varmasti maksaa osansa kuten aiemminkin.

Me Spartalaiset toimimme LEAN-ajattelun mukaisesti, emmekä tee varastoon, joten edellä kuvattu ei kerro suoraan meistä tai Asiakkaistamme.

Jotta edellä kuvatut kysymykset pystyy esittämään, saatika että niihin pystyy vastamaan – joka kuukausi hyvällä varmuudella – ja vastaukset ovat valmistuneet toimintatavan tuloksena, joka ei aja ihmisiä näännyksiin, on ydintietojen fundamenttien oltava hyvin juurtuneina päivittäisiin käytäntöihin. Toimintatapoja on pitänyt kehittää ja järjestelmiä räätälöidä, jotta tietojärjestelmät saadaan palvelemaan Asiakkaan johtamiskulttuuria ja johtamisfoorumeita.

Ydintiedon hallinnassa kaikki palaa lopulta johdon ymmärrykseen ydintiedon ja sen laadun merkityksestä konsernin tuloksen mahdollistajana. Kokonaisuutena toimivan ydintiedon hallinnan merkityksen esille tuominen ja ääneen sanominen kannustaa kehittämään hallitusti datan jalostumista informaatioksi ja edelleen tiedoksi. Tiedosta voidaan tehdä arvioita, johtopäätöksiä ja arvioida operatiivisen toiminnan painopisteitä.

Case esimerkki tilanteesta, jossa myyjä on käynyt tekemässä sitä, mitä useimmat heiltä odottavat, tapaamassa (uusia) Asiakkaita ja hän päivittää tiedot CRM:ään. Aikaa kuluu, business luistaa ja tuotanto perustaa Asiakkaan ERP:iin. Perustaa koska CRM ei juttele ERP:n kanssa. Tässä kohtaa myyjän kirjaamat tiedot ylikirjoittuvat ja korjattavissa oleva, mutta kallis vahinko on tapahtunut. Myyjä korvaa vahingon, jonka aiheutti selvästi joku muu – hänellä on oma henkilökohtainen Excel CRM joka tämän mahdollistaa.

Noh, talousosastolta perustaan taas se sama Asiakas uudestaan, nyt Fina-järjestelmiin. Syy vastaava kuin edellisessä. Selvää on miten kävi CRM:n asiakasdatalle. Tarina ei kerro mitä näytti Asiakkaan tilannekuva… ei ainakaan oikein. Tässä kohtaa peli poikki – toimintatavat ja järjestelmät kuntoon – vastuut ja velvollisuudet selviksi! Ydintietojen hallinta leikkaa läpi koko yrityksen – tai konsernin. Asiakas voi merkitä aivan eri asiaa yrityksen eri toiminnoille: laskutusasiakas, toimitusasiakas…. vahvistavana poikkeuksena Holding-yhtiöiden emoille riittänee konserniyritysten kuukausittainen tilannekatsaus, josta käy ilmi, että tulosta syntyy….

EU:ssa ovat touheltamassa tietosuoja-asetusta. Se nykymuotoisena toteutuessaan merkitsisi aikamoisia sanktioita toimijoille, jotka eivät ole laittaneet henkilötietojen hallintaa tämän päivän tasolle. Siinä monille yrityksille ja julkishallinnon edustajille myös erinomainen syy kehittää henkilöydintiedon hallintaa (Person MDM) ja laittaa perusasiat kuntoon, toteuttaa hallittu muutoksen hallinta jolla asia saadaan otettua päivittäiseen käyttöön ja sujuvoitettua päivittäisiä askareita. Spartalainen empiirinen kokemus kertoo, että henkilöydintietojen osalta kokonaisuus ei ole kenenkään hallinnassa. HR ja palkkis hoitaa sisäiset työntekijät, mutta konsultit, alihankkijat, siistijät jne. ovat ei-kenenkään maalla. Tehottoman toiminnan ja olemattoman tilannekuvan lisäksi tässä piilee mahdollisesti merkittäviä tietoturvariskejä.

Miltä Teidän organisaatiossa näyttää henkilöydintiedon kokonaistilannekuva?