Raportointi-ikiliikkujan anatomia

Joskus todellisuus iskee kuin raporttikäppyrä puhtaalta näytöltä. Reippain mielin raportointikyvykkyyttä kehitettäessä todetaankin, ”Pirskatti! Eihän meillä ole tätä raportoitavaa tietoa kerättynä!”. Eikä sitä voida johtaa jo kerätyistä tiedoista. Mikä neuvoksi?

Et ole yksin. Tätäkin sattuu. Ratkaisu on, se että aletaan keräämään tarvittavaa tietoa. Toistepäin: sitä mitä ei ole kerätty, ei voida raportoida. Check, kuulostaa yksinkertaiselta.

Kuka päättää, mikä on tietoa, jota on tarpeellista kerätä? Organisaationne johto, busineksenne, liiketoimintanne. Se taho joka raportteja käyttää. Hän, jonka pitäisi niiden perustana olevan luotettavan tiedon perusteella pystyä arvioimaan tehtyjen oletusten ja toimenpiteiden aikaansaamaa vaikutusta. Hän joka päättää mitä seuraavaksi tehdään. Sieltä pitää tulla tarvekuvaus.

Tietohallinnon, korostan edellisestä sanaa TIETO, tulisi kyetä palvelemaan ja tukemaan liiketoimintaa laaja-alaisesti. Talon sisäinen Tietohallinto, joka vastaa vain teknisestä puolesta, mutta ei ymmärrä busineksen tarpeita… se saattaa joku iltapäivä huomata olevansa ulkoistettu tietohallinto. Joka tapauksessa IT:n tulisi osata neuvoa, mitä saavutetaan, mitä jää ulkopuolelle valituilla ratkaisuilla. Jos omat konstit eivät tuo onnea, kannattaa turvautua ulkopuoliseen konsulttiapuun. Pahoittelen edellä tekemääni pelottelua.

Mekanismi, jolla tätä lähteä ratkomaan on tarpeeseen räätälöity nykytilakartoitus. Siinä löydetään vastaukset kysymyksiin: mitä, missä, milloin, kuka, miten, millä… Tarkoituksena on selvittä mitä tietoa ylipäätään käsitellään, ts. luodaan, käytetään, muokataan – ja poistetaan käytöstä. Myös järjestelmä- ja henkilöiden roolinäkökulma tulevat samalla tarkistetuksi: Ketkä työtä tekevät, missä järjestelmissä ja miksi. Nykytilakartoituksen yhteydessä pystytään päivittämään tietostandardi (eng. data standard), tai tarvittaessa luomaan siitä ensimmäinen versio. Tietostandardi on sisäinen sopimus, joka konsernitasolla kuvaa aihealueen tiedon ja sen edellä kuvatut yksityiskohdat.

Tiedon elinkaareen ja luokitteluun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Kun elinkaari ja luokittelut ovat kunnossa, pystytään sisäisen ohjeistuksen mukaiset ja juridiset velvoitteet täyttämään.

Haasteena vaikuttaisi olevan, että ei osata, uskalleta tai ymmärretä katsoa kokonaisuutta. Luokittelu- ja elinkaaritietoja hahmotellaan ja konseptoidaan vain yhdestä näkökulmasta. Insinöörit hoksaavat, että kyseessä on systeemin osa-optimointia. Se on hyvä alku, että on tunnistettu kehistystarve ja sitä aloitettu edistämään. Se ei ole riittävää. Lähestulkoon samalla vaivalla, kun kerran on aloitettu, saadaan kokonaisuus kuntoon. Tehdään tiedon keräysratkaisu, joka estää raportointi-ikiliikkujan muodostumisen. Eli että tietoa täytyy muokata merkittävästi ja tapauskohtaisesti ETL-latauksissa, kun sitä siirretään tietovarastoon (DW).

Raportointi-ikiliikkuja on merkillinen ilmiö. Se on helppo tunnistaa. Ja se toimittaa pyydetyn raportin myöhässä. Siihen on vaikea tarttua ja joskus siihen on vaikea saada muutosta. Väitän, että kaikilla raportointiin erikoistuneilla konsulteilla ei ole puhtaat raportit pussissa. Ei ole motiivia puuttua ikiliikkujaan, koska se työllistää kivasti ja tuottaa mukavan kassavirran. Yksi mahdollisuus on, että raportoinnin kehittämisen teeman alla tarkistetaan, onko maailma ympärillä muuttunut ja tarvitseeko tietostandardi päivitystä… kannattaa ottaa siihen avustamaan joku muu kuin nykyinen raporttien tuottaja. Vaikka meidät Spartalaiset, tietty.

Arvoa tuottavalla ja asiallisesti ylläpidetyllä tietostandardilla saadaan paljon hyvää aikaiseksi. Sen lisäksi, että sillä saadaan raportit näyttämään oikein ja toimitettua ne aina ajallaan, sivutuotteena saadaan organisaatio toimimaan tehokkaammin. Keräyskyvykkyys on kunnossa ja kerätty tieto on, alkaen syntyhetkestään, yhteismitallista. Siitä on verraten helppoa edetä raportointiin ja siitä eteenpäin.