Dokumentinhallinnan pyhä yksinkertaisuus

Voiko olla mitään yksinkertaisempaa ja itsestään selvempää kuin dokumenttien tuottaminen ja niiden hallinta? Jokainen yritys ja organisaatio tuottaa dokumentteja. Niitä muokataan, käytetään, esitellään, jaetaan ja lopulta arkistoidaan, mitäpä siitä enempää jauhamaan. No maltahan hetki, jauhan asiasta kuitenkin vähän alempana. Itse aloitin työurani valtion organisaatiossa aikana, jolloin tietokoneet olivat uusia ja tietokoneilla, ammattimaisemmin puhuttuna ATK:lla tuotetut dokumentit tulostettiin ja arkistoitiin samoihin fyysisiin arkistokaappeihin kuin harakanvarpaiset ja konekirjoitetut dokumentit. Tuohon aikaan dokumentinhallinta oli otsikon mukaista pyhää yksinkertaisuutta. Dokumentit tuotettiin tarpeeseen, ne varastoitiin tietyn menetelmän mukaisesti tiettyyn arkistopaikkaan, josta jokainen dokumenttia tarvitseva ne löysi ja sai käyttöönsä. Vuosien saatossa ATK:sta on tullut IT kaikkine muine asiaan liittyvine lyhenteineen ja olemme kadottaneet pyhän yksinkertaisuuden.

Mitä on dokumentinhallinta?

Dokumentinhallinta on terminä helppo. On dokumentteja ja niitä hallitaan. Pysähdy tähän ja mieti 10 sekuntia muodostaaksesi päässäsi määritelmän dokumentille. Dokumentinhallintaan liittyvän 14 vuoden urani aikana pidin itsekin dokumentin määritelmää päässäni hyvinkin selkeänä. Dokumentti on (nykyään) sähköiseen muotoon tuotettua informaatiota, jolla on joko määrätty käyttötarkoitus tai yleisluontoisempi käyttötarkoitus. Tietysti tämä oli vain minun oma ajatukseni ja sen sainkin karvaasti kokea erään koulutustilaisuuden päätteeksi. Neljän tunnin koulutuksen aiheena oli monenkeskeisen investointiprojektin dokumentinhallintajärjestelmän käyttö. Neljä tuntia puhuin (ja harjoittelimme yhdessä koulutettavien laitetoimittajien kanssa) dokumenteista, niiden tallentamisesta, muokkauksesta, jakelusta, lopputoimituksesta jne. Koulutuksen päätteeksi eräs osallistuja nosti sitten kissan pöydälle; ”Minulla on nyt varsin kattava käsitys dokumentinhallinnasta tässä projektissa, mutta entä piirustukset? Niistä ei ole ollut mitään puhetta koulutuksen aikana?”

Ensimmäiseksi siis määrittelemme dokumentin. Käytän tässä kirjoituksessani yksinvaltiaan oikeuttani ja määritän dokumentin yksinkertaistetusti kirjatuksi tiedoksi.

Toiseksi meidän on määritettävä hallinta. Hallintahan on terminä täydellinen, se ei sisällä minkäänlaista määritystarvetta hallinnan tasolle. Kaaostakin voi nimittää hallinnaksi, jos hyväksyy kaaoksen sovellettavaksi toimintatavaksi. Määritelen tässä siis hallinnan prosesseiksi, jolla tietoa tuotetaan, muokataan, käytetään, jaellaan ja arkistoidaan.

Sitten teemme juhlavan väliyhteenvedon. Dokumentinhallinta on kirjatun tiedon tuottamista, muokkaamista, käyttöä, jakelua ja arkistointia.

Miksi dokumentinhallinta sitten on haastavaa?

Määrittelyn jälkeen voimme keskittyä hieman tarkemmin miettimään, mikä tekee kirjatun tiedon tuottamisesta, muokkaamisesta, käytöstä, jakelusta ja arkistoinnista haastavaa? No, se on se alussakin mainittu ATK. Dokumenttien käsittely on nykyaikana ihan liian helppoa. Tietoa on nopeaa tuottaa, sen jakelu on tiettyyn rajaan asti äärimmäisen yksinkertaista, sähköpostilla menee isotkin PDF tiedostot vastaanottajalle pikavauhtia. Kaikki tämä asettaa meille haasteita dokumenttien hallinnan näkökulmasta. Sähköpostitulva on monelle meistä ylipääsemättömän infoähkyn aiheuttaja. Vastaanotettujen tiedostojen tallentaminen johonkin järkevästi on monesti Tuomiovuorelle kipuamiselta tuntuva haaste. Sähköpostien viestisisällön tallentaminen on usealla meillä sähköpostilaatikon asiakkaittain nimettyjen kansioiden varassa (käsi ylös jokainen jolla on ne firmakohtaiset kansiot johon siirtelette tai jopa automaattisäännöt ohjaavat posteja). Tähän yhtälöön kun lisäämme oman yrityksemme tuottamat dokumentit ja niiden käsittelyn, niin alamme ymmärtämään pikku hiljaa, miksi dokumentinhallinta on tänä päivänä näinkin haastavaa.

Miksi dokumentteja sitten pitäisi hallita?

Dokumentti on laajemmin tarkasteltuna yrityksen tiedon ja osaamisen varasto. Tuotedokumentti on osa tuotetta ja joskus tuotteen toiminnan ja käytön kannalta jopa varsin keskeinen osa. Toisinaan dokumentti on itsessään tuote. Jos hetkeksi tarkastelemme dokumentin merkitystä ja käyttöä tältä näkökulmalta, hallinnan tarve ja merkitys alkaa löytämään sille kuuluvaa arvostusta. Professori Pasi Tyrväinen Jyväskylän yliopistosta on määritellyt dokumentinhallinnan merkityksen osuvasti; ”Dokumenttien hallinnan merkitys liiketoiminnalle on siinä, että kun prosessit kommunikoivat keskenään, ovat dokumentit operatiivisen toiminnan välikappale.”

Konkreettisin merkitys dokumentinhallinnalle saadaan työaikaa miettien. Insinöörivaltaisessa organisaatiossa käytetään tiedon etsimiseen lähteistä riippuen 15-20% työajasta. Prosentteina ei mikään maailmaa kaatava, mutta työaikaan muutettuna kyse on jopa yhdestä työpäivästä viikossa! Montako insinööriä yrityksessänne työskentelee? Paljonko työaikaa yhteensä on heidän työajastaan 20%? Paljonko se on palkkakuluissa? Paljonko se on pois tehokkuudesta?

Haastan teistä jokaisen miettimään, millainen vaikutus omalle toiminnallenne ja yrityksenne toiminnalle olisi, jos tiedon etsimiseen käytetty työaika saataisiin vaikkapa puolitettua järkevällä dokumentinhallinnalla ja dokumentointiprosesseja kehittämällä sekä prosessit kommunikoimalla ja jalkauttamalla.