Verkkolevyistä(kö) SharePointiin(ko)

V-asema, W-asema, X-asema vaiko U-asema? Johonkin minä sen asiakirjan tallensin viime kesänä, juuri ennen lomien alkua. Sisällön perusteella se voisi olla V-asemalla, mutta siellä suurin osa on Maijan tiimin tavaraa, miksi olisin sen sinne tallentanut? Hakuakin yritin, mutta se kesti niin kauan, ettei sitä kukaan jaksaisi odottaa… Kuulostaako tutulta? Monella yrityksellä dokumentinhallintaa toteutetaan yhä verkkolevyjärjestelmillä, joissa alun perin ajatuksena oli hyvinkin suunniteltu hakemistorakenne, järkevästi toteutettu oikeuksien jakaminen ja sisällön perusteella asiakirjojen lajittelu loogisiin kokonaisuuksiin. Alun perin. Verkkolevyjärjestelmässä on hyvin tavallista, että hakemistorakenne alkaa elämään omaa elämäänsä, joskus jopa käyttäjät luovat omia ”työkansioitaan” omille asiakirjoille eikä kokonaiskuvaa kukaan enää kykene pitämään hallussa.

Verkkolevyjärjestelmällä toteutettavan dokumentinhallinnan suurimmat haasteet ilmenevät tyypillisesti tiedon löydettävyydessä. Asiakirjan kenties tiedetään olevan olemassa, mutta sen löytäminen on haastavaa. Asiakirjan löydettävyys heikentää luonnollisesti sen käytettävyyttä, jolloin käyttäjät (ihmisiä kun pääsääntöisesti ovat) keksivät ja ottavat käyttöön itselleen paremmin sopivia tapoja tiedon löytämiseen ja käyttämiseen, silläkin on oma kirjain, se on C-asema. Tämän lopputulemana yrityksessä on tieto hajaantunut useaan lokaatioon, sen ylläpidettävyys lähestyy nollaa ja sitä kautta tiedon oikeellisuuden varmistaminen on usein käytännön mahdottomuus.

Tieto ja sen hallinta

Tiedon hallinnan vinkkelistä katsottuna tiedolla ja erityisesti tiedon eheydellä on kolme ominaisuutta; löydettävyys, käytettävyys ja luotettavuus. Jos yksikin ominaisuus vaarantuu, tieto ei ole ehjää tietoa, vaan rikkinäistä arvelua. Emmehän halua tehdä businesta arvailujen varassa?

Tiedon hallinnan, ja yrityksen toiminnan kannalta eräs tärkeimmistä tiedon työkaluista on dokumentaatio. Dokumentaatio sisältää yrityksen pääomaa, usein dokumentaatio toimii yrityksen tuotteena. Spartan asiakkailla tyypillisin dokumentinhallinnankehitysprojekti keskittyy dokumentinhallinnan muuttamisen tiedostojen hallinnasta (verkkolevy) dokumentinhallinnaksi (SharePoint). Tiedon hallinnan kannalta, eräs hallintajärjestelmän mukanaan tuomia hienoja piirteitä on dokumentaation versionhallinta. Asiakirjasta voi olla järjestelmässä käyttöön julkaistu versio, ja vain nimetyille käyttäjille näkyvä työn alla oleva luonnosversio. Luonnosta voidaan hieroa julkaisukuntoon ilman riskiä keskeneräisen päätymisestä asiakkaan käyttöön ja kun olemme kaikki valmiita, voidaan julkaista päivitetty versio.

Joillain toimialoilla on vaatimuksena asiakirjojen historian ylläpito, toimijan tulee voida tarvittaessa osoittaa mikä asiakirja, esim. tuotekuvauksesta, oli käytössä 18.10.2013. Moniko teistä pystyy sen omista dokumenteistanne nopeasti osoittamaan? SharePointin dokumentinhallinta ja sisäinen versionhallinta käyttöön otettuna kykenee tähän.

Migraatioprojekti pähkinänkuoressa

Sparta on toteuttanut asiakkailleen sekä migraatioprojekteja, joissa olemassa oleva dokumentaatio migroidaan olemassa olevaan SharePoint järjestelmään, että dokumentinhallintaprojekteja, joissa asiakkaalle luodaan ja kehitetään dokumentinhallintajärjestelmä vaadittavine ominaisuuksineen ja siirretään tieto verkkolevyiltä uuteen järjestelmään.

Migraatioprojektissa tyypilliset asiakkaan haasteet ovat; 1. mitä, 2. minne ja 3. miten.

Nämä kolme lyhyttä, mutta sitäkin laajempaa kysymystä ovat Spartan dokumentinhallinnan ydinosaamista. Määrittelemme asiakkaan kanssa yhteistyössä mitä informaatiota migroidaan. Vaiheen yksi tärkeimmistä tehtävistä on dokumentaation validointi. Emme halua siirtää turhaa tietoa, haluamme siirtää asiakkaan tarvitseman tiedon.

Minne siirretään, on huomattavasti laajempi kysymys. Ratkaisumalleja on useita, lähtien yksinkertaisesta kansiorakenteellisesta dokumenttikirjastosta, päätyen useilla näkymillä varustettuihin metadatoitettuihin dokumentteihin joita ryhmitellään, rajataan ja näytetään kunkin toimijan tarpeiden mukaan. Tällöin mahdollistetaan perusajatus ”yksi tieto yhdessä paikassa” mutta toisaalta sallitaan tiedon näyttäminen eri muodossa tai järjestyksessä tarvekohtaisesti. Tyypillinen esimerkki edellä mainitusta on investointiprojektinaikaisen dokumentaation lajittelu aluekohtaisesti tai piirustuslajikohtaisesti. Sähkömies haluaa sähköpiirikaaviot helposti, ilman että hänen pitää selata useita alueita hallintajärjestelmässä.

Kolmas kysymys, miten, on puhtaasti tekninen. Asiakirjat voidaan siirtää yksinkertaisimmillaan verkkolevyltä SharePointin dokumenttikirjastoon Explorer-näkymällä ja kopioi-liitä –toiminnallisuudella. SharePoint – SharePoint siirrossa on käytettävissä myös erilaisia työkaluja, joilla säilytetään asiakirjan historia ja versiotiedot migraation yhteydessä.

Tunsitko piston sydämessäsi?

Miten sinä kehittäisit yrityksesi dokumentinhallintaa? Haluatko siirtyä asiakirjoissasi pois jokaisen käyttäjän omasta versiosta tiedosta ja suunnata kohti hallittua dokumentaatiota jossa kaikilla käyttäjillä on sama tieto käytettävissään ja tiedon hallinta sekä oikeellisuuden varmistaminen on korkealla tasolla? Jos haluat, olet ihan oikeilla sivuilla, me voimme auttaa.