Raportointia silkasta raportoimisen riemusta

Mitä voisi tehdä kaikella sillä ylimääräisellä ajalla, jota jokaisella varmasti työpäivän aikana on? Milloin viimeksi olet tehnyt tai täyttänyt jonkun raportin, jonka mielekkyyttä olet epäillyt? Oletko joskus miettinyt lukeeko kukaan tekemiäsi ja toimittamiasi raportteja tai hyödynnetäänkö niissä olevia tietoja mihinkään? Oletko törmännyt raportteihin, jotka ovat esimerkiksi päällekkäisiä tai ristiriitaisia jonkun toisen käyttämäsi raportin kanssa?

Jos tekemisen puute vaivaa, aina voi täyttää raportin Excelissä tai jossain järjestelmässä, tai vaikkapa tutkailla lukuisia raportteja, joita joku toinen on aiheesta tai aiheen vierestä tuottanut! Onnekkaimmat meistä saattavat saada käsiinsä useita eri totuuksia samasta asiasta ja pääsevät vertailemaan eri näkökulmia. Tai jos oikein lykästää, pääsee erotuomariksi eri toimintojen edustajien puolustaessaan omia totuuksiaan, joissa samat luvut on kieputeltu puolustamaan kunkin omaa näkemystä. Lähinnä ajanhukkaa, varmasti kaikilla olisi parempaakin tekemistä.

Maailma on täynnä raportteja. Tuttua 80/20-sääntöä noudatellen voidaan todeta, että 80% raporteista on taatusti turhia, lopuista 20 prosentista 15% keskenään ristiriitaisia ja ne olennaiseen 5% sisältyvät ovat hukassa. Surullisin todistamani tapaus oli se, jossa erään aihealueen ympärille oli kehittynyt useampi sata raporttia, joista suurinta osaa ei kukaan edes avannut kuin kerran tai pari vuodessa (myönnettäköön, että tietyissä tapauksissa kerran vuodessakin tarvittu raportti voi olla tarpeen!). Raportteja oli niin valtavasti siksi, että ihmiset halusivat nähdä samat luvut hieman eri järjestyksessä tai eri väreillä korostettuna tai eivät tienneet mitä on jo olemassa, ja aina tehtiin uusia raportteja.

Ainoa keino lopettaa raportointi silkasta raportoimisen riemusta on pysäyttää tilanne ja aloittaa aakkosten alkupäästä selventämällä oikeat tieto- ja raportointitarpeet ja mahdollistaa ne – ja heittää muu roskiin. Sen voisi tehdä esimerkiksi tähän tapaan:

1. Selvitetään minkä tiedon perusteella päätökset tehdään tai mikä tieto kertoo jostakin liiketoiminnalle kriittisestä tehtävästä, kuten esimerkiksi tehtaan tai palvelinsalin tilanteesta?
2. Mitä raportteja tarkasteltavalla liiketoiminta-alueella tuotetaan ja käytetään?
3. Verrataan tietoa ja raportteja keskenään. Silloin ollaan onnellisessa asemassa, jos raportit tarjoavat tietoa, jonka perusteella päätökset voidaan tehdä ja luottaa siihen, että niitä ei tarvitse tarkastella uudestaan ihan heti, kun joku toinen raportti tulee esiin.
4. Selvitetään puuttuuko jotain tarvittavaa tietoa tai raportteja? Mitä raportteja voitaisiin karsia pois tai yhdistää muiden kanssa?
5. Mistä tarvittava tieto saadaan? Missä muodossa ja missä kunnossa? Kollegani Jani on ansiokkaasti jakanut ajatuksia tiedonkeruusta ja sen käsittelystä, kannattaa lukea lisää täältä.
6. Päätetään kuka raportit sekä niihin liittyvän ja tarvittavan tiedon omistaa. Selkeästi määritellyillä omistajilla varmistetaan se, ettei tieto muutu silkaksi mössöksi kun sitä muokataan yhteen jos toiseenkin tarpeeseen tai raportit ala elää omaa elämäänsä.

Vaatii työtä ja kurinalaisuutta, että saa karsittua turhahkoa raportointia organisaation sisällä. Jos raportointiin ja kerätyn tiedon pyörittelyyn ja pallotteluun käytetylle ajalle laskee yhtään arvoa, urakka kannattaa kyllä – ja me autamme siinä mielellämme!